Rozliczanie zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorcy

Koszty w podróży zagranicznej służbowej

Zgodnie z art. 22 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwaną też ustawą o PIT) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

 

Czy wyjazd przedsiębiorcy ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą?

Regulacje prawne dotyczące zaliczenia do KUP, kosztów podróży służbowych osób, które prowadzą działalność gospodarczą zawarte zostały w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT:

”Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.”

==================

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej

Jak zatem rozumieć art. 23 ust.1 pkt 52 ustawy o PIT?

Przedsiębiorca ma prawo uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tj. do wysokości diet przysługujących pracownikom.

Cel podróży służbowej przedsiębiorcy pozostaje tu bez znaczenia, a więc czy udaje się w podróż służbową w celu:

  • zawarcia umowy z kontrahentem
  • zakupu środka trwałego
  • świadczenia usług w wykonaniu zawartej umowy

Dieta w KUP – podstawa zapisu w KPiR

Podstawą zapisu jest dowód wewnętrzny, który powinien zawierać co najmniej:

  • imię i nazwisko,
  • cel podróży,
  • nazwę miejscowości docelowej,
  • liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
  • stawkę i wartość przysługujących diet.

Zgodnie z § 13 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dieta w czasie podróży zagranicznej przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej i przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:

    • do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
    • ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
    • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do powyższego rozporządzenia.

Poniżej kilka przykładów wysokości diet w poszczególnych państwach:

PaństwoWalutaKwota diety
CzechyEUR41
FrancjaEUR55
NiemcyEUR49
NorwegiaNOK496
SzwajcariaCHF88
SzwecjaSEK510

Do przeliczenia diet wyrażonych w walucie obcej stosuje się kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Przez dzień poniesienia kosztu rozumie się natomiast dzień rozliczenia podróży służbowej.

Przedsiębiorca powinien rozliczyć delegację w terminie 14 dni od dnia powrotu z delegacji.

Jak rozliczyć czas podróży służbowej ?

Zgodnie z § 12 ww. rozporządzenia: Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

1) lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;

2) lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;

3) morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Po więcej cennej wiedzy w zakresie podatków i rozliczania kosztów w firmie zapraszamy do naszych pozostałych artykułów, a także do kontaktu z naszymi ekspertami, którzy chętnie odpowiedzą na każde dodatkowe pytanie.

Publikoval: Ania Stefaniak

Comments are closed.