Rozliczanie zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorcy
Koszty w podróży zagranicznej służbowej
Zgodnie z art. 22 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwaną też ustawą o PIT) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Czy wyjazd przedsiębiorcy ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą?
Regulacje prawne dotyczące zaliczenia do KUP, kosztów podróży służbowych osób, które prowadzą działalność gospodarczą zawarte zostały w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT:
”Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.”
==================
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
Jak zatem rozumieć art. 23 ust.1 pkt 52 ustawy o PIT?
Przedsiębiorca ma prawo uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tj. do wysokości diet przysługujących pracownikom.
Cel podróży służbowej przedsiębiorcy pozostaje tu bez znaczenia, a więc czy udaje się w podróż służbową w celu:
- zawarcia umowy z kontrahentem
- zakupu środka trwałego
- świadczenia usług w wykonaniu zawartej umowy
Dieta w KUP – podstawa zapisu w KPiR
Podstawą zapisu jest dowód wewnętrzny, który powinien zawierać co najmniej:
- imię i nazwisko,
- cel podróży,
- nazwę miejscowości docelowej,
- liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
- stawkę i wartość przysługujących diet.
Zgodnie z § 13 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dieta w czasie podróży zagranicznej przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej i przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.
Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:
1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:
- do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
- ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do powyższego rozporządzenia.
Poniżej kilka przykładów wysokości diet w poszczególnych państwach:
Państwo | Waluta | Kwota diety |
Czechy | EUR | 41 |
Francja | EUR | 55 |
Niemcy | EUR | 49 |
Norwegia | NOK | 496 |
Szwajcaria | CHF | 88 |
Szwecja | SEK | 510 |
Do przeliczenia diet wyrażonych w walucie obcej stosuje się kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Przez dzień poniesienia kosztu rozumie się natomiast dzień rozliczenia podróży służbowej.
Przedsiębiorca powinien rozliczyć delegację w terminie 14 dni od dnia powrotu z delegacji.
Jak rozliczyć czas podróży służbowej ?
Zgodnie z § 12 ww. rozporządzenia: Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:
1) lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
2) lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
3) morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
Po więcej cennej wiedzy w zakresie podatków i rozliczania kosztów w firmie zapraszamy do naszych pozostałych artykułów, a także do kontaktu z naszymi ekspertami, którzy chętnie odpowiedzą na każde dodatkowe pytanie.