Od dnia 25 maja 2018 r. wszystkie dane osobowe są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia Dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – dalej „Rozporządzenie”).
Informacje przekazane zgodnie z art. 13 rozporządzenia:
1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe Administratora:
Administratorem przetwarzającym dane osobowe jest RVD Services Sp. z o.o.,ul. Hoża 86/410 00-682 Warszawa, NIP: 7011148537, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla miasta stołecznego Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0001039490 (dalej zwanym „RVD Usługi” lub „Administrator”).
2.Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za Administratora:
Z osobą odpowiedzialną za Administratora można się skontaktować pod adresem e-mail info@rvdservices.pl lub listownie na adres siedziby firmy Administratora.
3.Prawa osoby, której dane dotyczą:
Osobie, której dane dotyczą przysługują następujące prawa zgodnie z odpowiednimi przepisami Rozporządzenia:
A) prawo żądania od Administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, zgodnie z art. 15 Rozporządzenia:
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, prawo dostępu do tych danych osobowych oraz następujących informacji:
1. cele przetwarzania;
2. kategorie osób, których dane dotyczą;
3. o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w szczególności o odbiorcach w państwach trzecich lub organizacjach międzynarodowych;
4. w miarę możliwości planowany okres przechowywania danych osobowych, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu;
5. istnienie prawa żądania od Administratora sprostowania, usunięcia danych osobowych lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, lub wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania;
6.prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego;
7. jeżeli dane osobowe nie są zbierane od osoby, której dane dotyczą, wszelkie dostępne informacje o ich źródle;
8. istnienie zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 oraz, przynajmniej w tych przypadkach, istotne informacje o zastosowanej logice, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą.
Jeżeli dane osobowe są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, osoba, której dane dotyczą, ma prawo zostać poinformowana o odpowiednich gwarancjach związanych z przekazaniem na podstawie art. 46 Rozporządzenia.
Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych osobowych. W celu uzyskania dalszych kopii, o które zwróci się osoba, której dane dotyczą, Administrator może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, występuje z żądaniem drogą elektroniczną i o ile osoba, której dane dotyczą, nie zażąda inaczej, informacji udziela się w powszechnie używanej formie elektronicznej. Prawo do uzyskania kopii nie może naruszać praw i wolności innych osób.
B) prawo do sprostowania danych osobowych zgodnie z art. 16:
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe. Z uwzględnieniem celów przetwarzania, osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez przedstawienie uzupełniającego oświadczenia.
C) prawo do usunięcia danych, „nie pamiętania” zgodnie z art. 17:
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, a Administrator ma obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć dane osobowe, jeżeli zachodzi jedna z następujących okoliczności:
1. dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
2. osoba, której dane dotyczą, cofnie zgodę, na której opiera się przetwarzanie zgodnie z art. 6 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) Rozporządzenia oraz gdy nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
3.osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na podstawie art. 21 ust. 1 Rozporządzenia i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na podstawie art. 21 ust. 2 Rozporządzenia;
4. dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
5. dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega Administrator; 6. dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego, o których mowa w art. 8 ust. 1 Rozporządzenia.
W przypadku, gdy Administrator upublicznił dane osobowe i jest zobowiązany do ich usunięcia, Administrator, uwzględniając dostępną technologię oraz koszt realizacji, podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować Administratorów przetwarzających dane osobowe, że osoba, której dane dotyczą, zażądała usunięcia przez takich Administratorów wszelkich linków, kopii lub replik tych danych osobowych.
Prawo do usunięcia nie przysługuje, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne:
do korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji;
do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega Administrator, lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach wykonywania władzy publicznej powierzonej Administratorowi;
z uwagi na względy interesu publicznego w zakresie zdrowia publicznego zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. h) i i) oraz art. 9 ust.3 Rozporządzenia
do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych zgodnie z art. 89 ust. 1 rozporządzenia, o ile prawdopodobne jest, że prawo, o którym mowa w ust. 1, uniemożliwi lub poważnie utrudni realizację celów takiego przetwarzania;
lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych
D) prawo do ograniczenia przetwarzania zgodnie z art. 18:
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania, jeżeli zachodzi jedna z poniższych okoliczności:
1. osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość danych osobowych;
2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się ich usunięciu, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
3. Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
4. osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie art. 21 ust. 1
Rozporządzenia do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec prawnie uzasadnionych podstaw osoby, której dane dotyczą.
Jeżeli przetwarzanie zostało ograniczone zgodnie z ograniczeniem, o którym mowa powyżej, te dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie za zgodą osoby, której dane dotyczą, z wyjątkiem przechowywania lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub obrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej lub ze względu na ważny interes publiczny Unii lub państwa członkowskiego.
E) prawo do przenoszenia danych zgodnie z art. 20:
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo otrzymania danych osobowych jej dotyczących oraz danych, które udostępniła Administratorowi, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz ma prawo przenieść te dane do innego Administratora. Administrator, któremu przekazano te dane osobowe, nie może temu zapobiec, jeżeli: a) przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 6 ust. 1 lit. b) Rozporządzenia oraz b) jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.
Wykonując swoje prawo do przenoszenia danych, osoba, której dane dotyczą, ma prawo do tego, by dane osobowe zostały przesłane bezpośrednio od jednego administratora do drugiego, o ile jest to technicznie wykonalne.
Stosowanie tego prawa nie ma wpływu na art. 17 rozporządzenia. Prawo to nie dotyczy przetwarzania niezbędnego do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub do sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi. Prawo do przenoszenia danych nie może mieć negatywnego wpływu na prawa i wolności innych osób.
F) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, w tym sprzeciwu wobec profilowania (jeśli dotyczy) na podstawie art. 21:
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych, które opiera się na art. 6 ust. 1 lit. e) lub f), w tym profilowaniu na podstawie tych przepisów. Administrator zaprzestanie przetwarzania danych osobowych, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
W kontekście korzystania z usług społeczeństwa informacyjnego i niezależnie od dyrektywy 2002/58/WE osoba, której dane dotyczą, może skorzystać z prawa do sprzeciwu w sposób zautomatyzowany przy użyciu specyfikacji technicznych.
G) w uzasadnionych przypadkach prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Urząd Ochrony Danych Osobowych Polski
W przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
H) prawo do cofnięcia zgody:
Jeżeli podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zgoda osoby, której dane dotyczą, to osoba, której dane dotyczą, ma prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, w tym przed upływem okresu, na jaki zgoda została wyrażona, osoba, której dane dotyczą, może skorzystać w następujący sposób:
1. e-mailem wysłanym na adres info@rvdservices.pl ,
2. dzwoniąc pod numer +421 2 2102 1301 lub
3. pisemnie na adres siedziby Administratora.
Cel przetwarzania danych osobowych
Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach zarówno jako Administrator, jak i Podmiot przetwarzający:
1. liczenia odsłon naszych stron internetowych
2.rozwoju i ulepszania naszych stron internetowych i usług
Gdy odwiedzasz strony internetowe naszej firmy, serwery sieciowe tymczasowo zapisują informacje przesyłane przez Twoją przeglądarkę. Przy każdym wejściu użytkownika na nasze strony internetowe zapisywane są dane dostępowe w postaci logów zawierających stronę internetową, z której wchodzisz na naszą stronę, adres IP, datę i godzinę dostępu, ilość przesłanych danych oraz informacje dotyczące używanej przeglądarki i systemu operacyjnego. Nie wykorzystujemy tych danych do tworzenia indywidualnych profili użytkowników i nie udostępniamy ich podmiotom trzecim. Nie możemy powiązać danych zapisanych w logach z konkretną osobą ani nie łączymy informacji zapisanych w logach z innymi informacjami.
W kilku przypadkach, o których mowa powyżej, pracujemy na danych, które nie pozwalają nam zidentyfikować konkretnej osoby (np. cele statystyczne, targetowanie reklam czy liczenie wyświetlenia stron internetowych). Chodzi o prawnie uzasadnione interesy RVD Services, np zapewnienie bezpieczeństwa naszych systemów. Jeżeli w rozumieniu przepisów prawa wymagana jest zgoda na przetwarzanie Twoich danych, w szczególności na wykorzystywanie Twoich danych w celach marketingowych, przetwarzanie odbywa się zawsze u tych klientów, którzy wyrazili zgodę Administratora na przetwarzanie danych w wymaganym zakresie i w określonym celu. Klient ma prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie.
3. Celem przetwarzania danych osobowych jest badanie księgowości lub bilansu przedsiębiorstwa, gdzie podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia – obowiązek prawny wynikający z przepisów szczególnych takich jak Ustawa o rachunkowości, Ustawa o VAT, Ustawa o podatku dochodowym i tak dalej. Podanie danych osobowych jest niezbędne do celów wynikających z przepisów szczególnych. Dane osobowe są przechowywane przez 10 lat. Odbiorcami są organy władzy publicznej, którym dane osobowe są przekazywane z mocy prawa, spółka dominująca, audytor, adwokat, spółka powiązana, zewnętrzna księgowa.
Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 pkt c) Rozporządzenia – obowiązek prawny wynikający z przepisów szczególnych takich jak Kodeks pracy, ustawa o służbie zatrudnienia, ustawa o ubezpieczeniu zdrowotnym, ustawa o ubezpieczeniach społecznych, ustawa o rachunkowości, ustawa o podatek dochodowy i tak dalej. Podanie danych osobowych jest niezbędne do celów wynikających z przepisów szczególnych. Odbiorcami są organy władzy publicznej, którym dane osobowe przekazują przepisy prawa, klient jako Administrator, audytor, adwokat, firma powiązana, księgowa zewnętrzna, podmioty świadczące usługi pocztowe. Podanie danych osobowych jest niezbędne do celów wynikających z przepisów szczególnych. Odbiorcami są organy władzy publicznej, którym dane osobowe przekazują przepisy prawa, klient jako Administrator, audytor, adwokat, firma powiązana, księgowa zewnętrzna, podmioty świadczące usługi pocztowe. Podanie danych osobowych jest niezbędne do celów wynikających z przepisów szczególnych. Odbiorcami są organy władzy publicznej, którym dane osobowe przekazują przepisy prawa, klient jako Administrator, audytor, adwokat, firma powiązana, księgowa zewnętrzna, podmioty świadczące usługi pocztowe.
5. Celem przetwarzania jest zarządzanie i ewidencja komunikacji biznesowej, gdzie podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia. Prawnie uzasadnionym interesem jest dostęp do informacji i świadczenie usług mogących przynieść korzyść osobom, których dane dotyczą, udostępnianie zamówionych produktów/usług. Są one przechowywane przez 3 lata od dnia ostatniego świadczenia usług lub dostarczenia towaru. Odbiorcami są: sądy, organy ścigania, firmy zarządzające i wspierające technologie informatyczne, podmioty zapewniające audyt zewnętrzny, dostawcy usług telekomunikacyjnych, firma posiadająca serwery, na których zapisywane są dane osobowe.
6. Celem przetwarzania jest obsługa kadrowo-płacowa (zawarcie umowy o pracę lub umowy o pracę bez stosunku pracy, ewidencja dokumentów o zdolności do pracy, wynagrodzeniu, składkach, wykonywaniu zobowiązań wobec organów państwowych, ewidencja obecności, ewidencja wykształcenia, ewidencja wydanych zleceń i upoważnień, ewidencja przekazanych środków ochrony indywidualnej, mienia, obiektu, zawarcia umowy odpowiedzialności, ewidencja wydanych środków pieniężnych, ewidencji szkód w mieniu pracodawcy wyrządzonych przez pracowników, dostarczania posiłków, kserokopii dokumentów niezbędnych do celów zatrudnienia lub stosunku podobnego, wypełnienia zobowiązań prawnych i umownych). Podstawą prawną przetwarzania w wyżej wymienionych celach jest art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia – obowiązek prawny oraz umowa o pracę lub umowy zawarte zgodnie z ustawą nr 311/2001 Dz. Kodeks pracy i wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów szczególnych, które określają obowiązki pracodawcy wobec pracownika. Osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do podania danych osobowych. Jeśli tego nie zrobią, umowa o pracę nie może zostać zawarta. Odbiorcom tym zostaną przekazane dane osobowe pracowników: zakładów ubezpieczeń zdrowotnych, kas oszczędnościowo-rentowych, zarządzających emeryturami, podmiotu prowadzącego statystyki, służby wartowniczej, firm świadczących usługi z zakresu medycyny pracy, ocen medycyny pracy i oceny stanu zdrowia, podmiotów świadczących usługi pocztowe, organów zapewniając rozwój, administrację i wsparcie technologii i systemów informatycznych, podmiotom wykonującym audyty zewnętrzne, dostawcom usług telekomunikacyjnych, dostawcom posiłków, firmie posiadającej serwery, na których zapisywane są dane osobowe, klienci pracodawcy, dostawcy pracodawcy, organy władzy publicznej, sąd, organy ścigania, adwokaci, spółka powiązana, wykonawcy. Okres przechowywania danych osobowych to akta osobowe oraz paski wynagrodzeń osoby, której dane dotyczą, która nie ukończyła 70 roku życia.
7. Celem przetwarzania jest wypełnienie obowiązków pracodawcy w zakresie BHP, ewidencji szkoleń, wypadków przy pracy oraz badań lekarskich . Podstawą prawną dla powyższych celów jest art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia – obowiązek prawny wynikający z Ustawy o BHP. Odbiorcom tym zostaną przekazane dane osobowe pracownika: firmy zewnętrznej zapewniającej BHP, inspekcji pracy, organów ścigania i postępowania w sprawie uchybienia zobowiązaniom państwa członkowskiego. Dane są przechowywane przez 2 lata od ustania stosunku pracy. Osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do podania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.
8. Celem przetwarzania jest zarządzanie rejestrem. Podstawą prawną dla wyżej wymienionych celów jest art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia – obowiązek prawny zgodnie z ustawą nr 395/2002 Sb. o archiwach i rejestrach oraz o zmianie niektórych ustaw z późniejszymi zmianami, ustawa nr 305/2013 Dz.U. o elektronicznej formie sprawowania władzy przez organy władzy publicznej oraz o zmianie i uzupełnieniu niektórych ustaw (ustawa o e-administracji). Osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do podania danych osobowych. Odbiorcom tym zostaną przekazane dane osobowe pracowników: rozwoju, administracji i obsługi technologii informatycznych, podmiotów realizujących audyt zewnętrzny, dostawców usług telekomunikacyjnych, firmy posiadającej serwery, na których zapisywane są dane osobowe. Okres przechowywania jest w rozumieniu przepisów szczególnych i planu ewidencji. Podstawą prawną dla wyżej wymienionych celów jest art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia – obowiązek prawny zgodnie z ustawą nr 395/2002 Sb. o archiwach i rejestrach oraz o zmianie niektórych ustaw z późniejszymi zmianami, ustawa nr 305/2013 Dz.U. o elektronicznej formie sprawowania władzy przez organy władzy publicznej oraz o zmianie i uzupełnieniu niektórych ustaw (ustawa o e-administracji). Osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do podania danych osobowych. Odbiorcom tym zostaną przekazane dane osobowe pracowników: rozwoju, administracji i obsługi technologii informatycznych, podmiotów realizujących audyt zewnętrzny, dostawców usług telekomunikacyjnych, firmy posiadającej serwery, na których zapisywane są dane osobowe. Okres przechowywania jest w rozumieniu przepisów szczególnych i planu ewidencji. Podstawą prawną dla wyżej wymienionych celów jest art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia – obowiązek prawny zgodnie z ustawą nr 395/2002 Sb. o archiwach i rejestrach oraz o zmianie niektórych ustaw z późniejszymi zmianami, ustawa nr 305/2013 Dz.U. o elektronicznej formie sprawowania władzy przez organy władzy publicznej oraz o zmianie i uzupełnieniu niektórych ustaw (ustawa o e-administracji). Osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do podania danych osobowych. Odbiorcom tym zostaną przekazane dane osobowe pracowników: rozwoju, administracji i obsługi technologii informatycznych, podmiotów realizujących audyt zewnętrzny, dostawców usług telekomunikacyjnych, firmy posiadającej serwery, na których zapisywane są dane osobowe. Okres przechowywania jest w rozumieniu przepisów szczególnych i planu ewidencji.
